Ochrona danych osobowych i Polityka prywatności

Na skróty:


Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
(dla osób korzystających z usług GOK-u)

Realizując obowiązek z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1) (dalej: „RODO”) informujemy, że:

  1. Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych będzie Gminny Ośrodek Kultury Gminy Zamość z siedzibą w Wysokiem (adres: Wysokie 154, 22-400 Zamość), (dalej: „GOK Gminy Zamość” lub „My”).
  2. GOK Gminy Zamość wyznaczył inspektora ochrony danych, którego zadaniem jest pomocy przy przestrzeganiu przepisów prawa ochrony danych osobowych oraz monitorowanie przestrzegania tych przepisów. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych, poprzez pocztę elektroniczną pisząc na adres: iod.gok@gminazamosc.pl, bądź za pośrednictwem poczty tradycyjnej pisząc na w/w adres GOK Gminy Zamość.
  3. Przekazywane nam dane osobowe przetwarzane będą:
  • na podstawie Pani/Pana zgody oraz wyłącznie w celu realizacji zadań statutowych GOK Gminy Zamość, tj.
  • organizacji zajęć cyklicznych, np. zajęć tanecznych, teatralnych, plastycznych, ruchowych, zajęć nauki języków obcych lub klubu seniora i umożliwienia Pani/Panu udziału w tego typu zajęciach;
  • organizacji imprez okolicznościowych np. koncertów, spektakli, wystaw, konkursów, festiwali, warsztatów, szkoleń i umożliwienia Pani/Panu udziału w tego typu imprezie;
  • organizacji wycieczek i wyjazdów okolicznościowych i umożliwienia Pani/Panu udziału w tego typu wycieczce lub wyjeździe;

co znajduje swoją podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,

  • w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na GOK Gminy Zamość, a wynikających m.in. z przepisów dotyczących obowiązku archiwizacji dokumentacji przez instytucje publiczne, co znajduje swoją podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
  • a także w innych celach, zgodnych ze wskazanymi powyżej celami pierwotnymi, takich jak np.:
  1. w celu kontaktowania się z osobami korzystającymi z oferty GOK Gminy Zamość;
  2. w celach archiwalnych w interesie publicznym oraz na potrzeby dowodowe;

co jest zgodne z zasadą ograniczenia celu przetwarzania wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO.

  1. Dostęp do przekazywanych danych osobowych będą mieli przede wszystkim nasi upoważnieni pracownicy. Ponadto, odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty, którym GOK Gminy Zamość zleca wykonanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające), np.:
  • bank prowadzący rachunek GOK Gminy Zamość;
  • firma świadcząca usługi serwisu oprogramowania komputerowego;
  • firma świadcząca usługi hostingu;
  • zewnętrzny informatyk;
  • firma świadcząca usługi utrzymania infrastruktury IT, serwisu sprzętu komputerowego i oprogramowania;
  • dostawca usług i systemów informatycznych;
  • podmioty telekomunikacyjne;
  • firma ubezpieczeniowa;
  • Urząd Gminy Zamość;
  • organy publiczne w uzasadnionych przypadkach.
  • firma transportowa zapewniająca transport uczestników wycieczki lub wyjazdu;
  1. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do żadnego państwa trzeciego (tj. państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) lub organizacji międzynarodowej.
  2. Przekazywane dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały one zebrane. Przede wszystkim więc, dane osobowe będą przez nas przechowywane przez okres w jakim będzie obowiązywała Pani/Pana zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Po tym czasie dane osobowe mogą być przez nas przechowywane nadal m.in.:
  • przez okresy przedawnienia potencjalnych roszczeń, określone w przepisach prawa;
  • przez okresy archiwizacji dokumentów i danych wymagane powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
  • przez okresy, w których może być koniecznym udokumentowanie zrealizowania obowiązków prawnych w zakresie ochrony danych osobowych w trakcie ewentualnych kontroli organów publicznych.
  1. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
  • żądania dostępu do swoich danych osobowych;
  • żądania sprostowania danych osobowych, gdy dane są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia danych, gdy dane są niekompletne;
  • żądania usunięcia danych osobowych, o ile zachodzi uzasadniająca to żądanie okoliczność przewidziana w przepisach prawa (tj. w art. 17 RODO);
  • żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w przypadkach przewidzianych prawem (tj. art. 18 RODO);
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy przetwarzamy dane w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów;
  • przenoszenia danych.
  1. Ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody uniemożliwi jednak dalsze korzystanie z oferty usług GOK Gminy Zamość. Jednocześnie, cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
  2. Ma Pani/Pan również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa).
  3. Podanie nam danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do skorzystania z oferty usług GOK Gminy Zamość. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości Pani/Pana udziału w zajęciach cyklicznych / w organizowanej imprezie okolicznościowej / w organizowanej wycieczce lub wyjeździe okolicznościowym.
  4. Przekazywane dane osobowe nie będą przez nas przetwarzane w sposób, który skutkowałby zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Oznacza to, że nie wykorzystujemy systemów informatycznych, które gromadziłyby informacje na Pani/Pana temat, a następnie samodzielnie, automatycznie, podejmowałyby decyzje, które mogłyby wywołać wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływać.




Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahenta

Realizując obowiązek z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1) (dalej: „RODO”) informujemy, że:

  1. Współpraca gospodarcza z naszymi kontrahentami wiąże się z koniecznością przetwarzania przez nas szeregu danych osobowych, pośród których są informacje identyfikujące m.in.:
  • osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą;
  • wspólników, przedstawicieli ustawowych, pełnomocników, reprezentantów, pracowników naszych kontrahentów;
  • inne osoby, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur.
  1. Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania przekazywanych danych osobowych będzie Gminny Ośrodek Kultury Gminy Zamość z siedzibą w Wysokiem (adres: Wysokie 154, 22-400 Zamość), NIP: 9223052240, REGON: 363299555 (dalej: „GOK Gminy Zamość” lub „My”).
  2. GOK Gminy Zamość wyznaczył inspektora ochrony danych, którego zadaniem jest pomocy przy przestrzeganiu przepisów prawa ochrony danych osobowych oraz monitorowanie przestrzegania tych przepisów. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych, poprzez pocztę elektroniczną pisząc na adres: iod.gok@gminazamosc.pl, bądź za pośrednictwem poczty tradycyjnej pisząc na w/w adres GOK Gminy Zamość.
  3. Dane osobowe przetwarzane będą:
  • w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, co znajduje podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
  • w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na GOK Gminy Zamość, a wynikających m.in. z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości, takich jak np. konieczność:
  1. wystawiania dowodów księgowych;
  2. dokonywania rozliczeń podatkowo-księgowych;
  3. prowadzenia i archiwizowania dokumentacji podatkowej i księgowej,

co znajduje swoją podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;

  • a także w innych celach, zgodnych ze wskazanymi powyżej celami pierwotnymi, takich jak np.:
  1. kontakt z  kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów kontrahentów do celów kontaktowych;
  2. ewentualne ustalanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w tym prowadzenie postępowań sądowych i windykacja należności;
  3. archiwizacja danych i dokumentów zawierających dane osobowe dla celów dowodowych,

co jest zgodne z zasadą ograniczenia celu przetwarzania wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO.

  1. Dostęp do przekazywanych danych osobowych będą mieli przede wszystkim nasi upoważnieni pracownicy. Ponadto, odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty, którym GOK Gminy Zamość zleca wykonanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające), np.:
  • bank prowadzący rachunek GOK Gminy Zamość, z którego realizowane są płatności;
  • firma świadcząca usługi serwisu oprogramowania komputerowego,
  • firma świadcząca usługi hostingu;
  • dostawcy usług i systemów informatycznych;
  • podmioty telekomunikacyjne;
  • organy publiczne w uzasadnionych przypadkach.
  • zewnętrzny informatyk;
  • firma świadcząca usługi utrzymania infrastruktury IT, serwisu sprzętu komputerowego i oprogramowania;
  • Urząd Gminy Zamość;
  • organy publiczne w uzasadnionych przypadkach.
  1. Dane osobowe nie będą przekazywane do żadnego państwa trzeciego (tj. państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) lub organizacji międzynarodowej.
  2. Przekazywane dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały one zebrane. Przede wszystkim więc, dane osobowe będą przez nas przechowywane przez okres w jakim realizowana będzie nasza współpraca gospodarcza. Po tym czasie dane osobowe mogą być przez nas przechowywane nadal m.in.:
  • przez okresy przedawnienia potencjalnych roszczeń, określone w przepisach prawa;
  • przez okresy archiwizacji dokumentów i danych wymagane powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
  • przez okresy, w których może być koniecznym udokumentowanie zrealizowania obowiązków prawnych w zakresie ochrony danych osobowych w trakcie ewentualnych kontroli organów publicznych.
  1. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do:
  • żądania dostępu do swoich danych osobowych;
  • żądania sprostowania danych osobowych, gdy dane są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia danych, gdy dane są niekompletne;
  • żądania usunięcia danych osobowych, o ile zachodzi uzasadniająca to żądanie okoliczność przewidziana w przepisach prawa (tj. w art. 17 RODO);
  • żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w przypadkach przewidzianych prawem (tj. art. 18 RODO);
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy przetwarzamy dane w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów;
  • przenoszenia danych.
  1. Osoba, której dane dotyczą ma również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa).
  2. Przy nawiązywaniu relacji gospodarczych podanie nam danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, ale najczęściej jest niezbędne do nawiązania współpracy i zawarcia umowy. Konsekwencją niepodania niektórych danych osobowych może być niemożność zawarcia umowy. Niekiedy jednak przepisy prawa będą wymagały podania nam określonych danych osobowych, np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.
  3. Przekazywane dane osobowe nie będą przez nas przetwarzane w sposób, który skutkowałby zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Oznacza to, że nie wykorzystujemy systemów informatycznych, które gromadziłyby informacje na temat konkretnych osób, a następnie samodzielnie, automatycznie, podejmowałyby decyzje, które mogłyby wywołać wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na te osoby wpływać.




POLITYKA PRYWATNOŚCI


I. DEFINICJE

Usługodawca/Administrator Danych Osobowych
Gminny Ośrodek Kultury Gminy Zamość z/s w Wysokiem, Wysokie 154, 22-400 Zamość, NIP: 9223052240, REGON: 363299555

Dane osobowe – wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.

Polityka – niniejsza Polityka prywatności i plików cookies.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Zasoby – Strona internetowa www.gminazamosc.pl oraz www.gok.gminazamosc.pl i aplikacje Usługodawcy


II. POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

Gminny Ośrodek Kultury Gminy Zamość z/s w Wysokiem szanuje Pani/Pana prawo do zachowania prywatności. Ze szczególną troską dbamy o ochronę przekazanych danych oraz stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające zapewnić bezpieczeństwo Państwa danych na jak najwyższym poziomie. Chcielibyśmy, zapewnić Państwa, że korzystając ze strony www.gminazamosc.pl oraz www.gok.gminazamosc.pl, Państwa dane będą bezpieczne, a ich przetwarzanie będzie zgodne z obowiązującym prawem.
Niniejsza Polityka opisuje zasady postępowania z danymi osobowymi oraz wykorzystywania plików cookies i innych technologii w ramach elektronicznych usług strony www.gminazamosc.pl oraz www.gok.gminazamosc.pl

We wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych, prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony danych pod adresem e-mail: iod@gminazamosc.pl

1. DANE OSOBOWE

  1. Formularze internetowe
    Użytkownik może przekazywać swoje dane osobowe Usługodawcy za pomocą formularzy dostępnych na stronie internetowej Usługodawcy.
    Dane przekazane w ramach formularzy kontaktowych są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną korespondencję. Dane podane w formularzu kontaktu będą przetwarzane przez okres 6 miesięcy od dnia przekazania danych.
  2. Korespondencja e-mail i tradycyjna
    W przypadku kierowania do Usługodawcy za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy korespondencji lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania spraw, których dotyczy korespondencja. Dane związane z korespondencją e-mail lub tradycyjną przetwarzane będą przez okres 3 lat.
  3. Kontakt telefoniczny
    W przypadku kontaktowania się z Usługodawcą drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Usługodawca może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt.
  4. Administratorem danych osobowych podanych w pkt 1-3 jest Usługodawca.
  5. Pliki cookies
  6. Usługodawca gwarantuje poufność wszelkich przekazanych mu danych osobowych.
  7. Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji usługi przez Usługodawcę, do której przeznaczony jest dany formularz.
  8. Usługodawca nie udostępnia przekazanych mu danych osobowych jakimkolwiek podmiotom trzecim.
  9. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.
  10. Użytkownikowi przysługują następujące prawa:
    a. prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
    b. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
    c. prawo do przenoszenia danych,
    d. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu, jeżeli Użytkownik uprzednio taką zgodę wyraził,
    e. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Usługodawcę.
  11. Usługodawca informuje niniejszym Użytkownika, że powierza przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom: home.pl S.A.
  12. W związku z ciągłym rozwojem usług i produktów Usługodawcy oraz postępem technologicznym Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki celem zachowania jej aktualności.

2. PLIKI COOKIES

  1. Korzystając z Zasobów Usługodawcy na urządzeniu końcowym Użytkownika tworzone są pliki cookies (ciasteczka) stanowiące tymczasowe pliki tekstowe.
  2. Pliki cookies tworzone są przez:
    a. Usługodawcę – w celu zapewnienia prawidłowego działania zasobów Usługodawcy (utrzymania sesji).
    b. partnera Google LCC – w celu analizy statystyk ruchu Zasobów Usługodawcy.
  3. Usługodawca informuje niniejszym, że istnieje możliwość konfiguracji przez Użytkownika warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej w sposób, który uniemożliwia przechowywanie plików cookies na urządzeniu końcowym użytkownika. W takiej sytuacji, korzystanie z zasobów Usługodawcy przez Użytkownika może być niemożliwe.
  4. Usługodawca wskazuje niniejszym, że pliki cookies mogą być przez Użytkownika usunięte po ich zapisaniu przez Usługodawcę i/lub partnerów Usługodawcy, poprzez odpowiednie użycie funkcji przeglądarki internetowej, programy służące w tym celu lub skorzystanie z odpowiednich narzędzi dostępnych w ramach systemu operacyjnego, z którego korzysta Użytkownik.
  5. Zgoda na zapisywanie plików cookies wyrażona przez Użytkownika końcowego w ustawieniach przeglądarki internetowej, za pomocą której Użytkownik korzysta z Zasobów, jest równoznaczna ze zgodą na zapisywanie tych plików.

3. INNE TECHNOLOGIE
Usługodawca informuje niniejszym Użytkownika, że stosuje następujące technologie śledzące działania podejmowane przez Użytkownika w ramach usług podmiotów:

GOOGLE LLC
Zasoby korzystają z Google Analytics, usługi analizy oglądalności stron internetowych udostępnianej przez Google, Inc. („Google”). Google Analytics używa „cookies”, czyli plików tekstowych umieszczanych na komputerze Użytkownika w celu umożliwienia witrynie przeanalizowania sposobu, w jaki Użytkownicy z niej korzystają. Informacje generowane przez cookies na temat korzystania z witryny przez Użytkownika (włącznie z jego adresem IP) będą przekazywane spółce Google i przechowywane przez nią na serwerach w Stanach Zjednoczonych. Google będzie korzystała z tych informacji w celu oceny korzystania z witryny przez Użytkownika, tworzenia raportów dotyczących ruchu na stronach dla operatorów witryn oraz świadczenia innych usług związanych z ruchem na witrynach internetowych i korzystaniem z internetu. Google może również przekazywać te informacje osobom trzecim, jeżeli będzie zobowiązana to uczynić na podstawie przepisów prawa lub w przypadku, gdy osoby te przetwarzają takie informacje w imieniu Google. Google nie będzie łączyła adresu IP Użytkownika z żadnymi innymi danymi będącymi w jej posiadaniu. Użytkownik może zrezygnować z cookies wybierając odpowiednie ustawienia na przeglądarce, jednak należy pamiętać, że w takim przypadku korzystanie z wszystkich funkcji witryny może okazać się niemożliwe. Korzystając z zasobów Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Google dotyczących go danych w sposób i w celach określonych powyżej. Dane będą przechowywane przez okres 26 miesięcy.

4. LOGI TECHNICZNE USŁUG

  1. Korzystanie z Zasobów wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywane są Zasoby.
  2. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera. Logi obejmują m.in. adres IP Użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym, z jakiego korzysta Użytkownik.
  3. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze.
  4. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez Administratora w celu identyfikacji Użytkownika.
  5. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania Zasobami, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.